Любая организация в процессе своей деятельности рано или поздно встает перед задачей по уничтожению архивных документов. Документация накапливается и занимает ценные площади в офисе, создавая хаос и неразбериху в бумагах. При условии, что многие документы не подлежат долгосрочному хранению, объем накопленных бумаг создает исключительно проблемы, создавая неразбериху в документации, а иногда и приводя к потере ценных бумаг.

Утилизация документации с истекшим сроком хранения является важнейшим этапом в деятельности любой организации, при формировании архива компании, а также необходимым процессом для сохранения порядка в текущих делах и документах.

Этапы уничтожения документов

Уничтожение архивных документов проводится согласно нормам и правилам архивного законодательства Российской Федерации. В процессе ликвидации бумаг соблюдается строгая конфиденциальность и учитываются все необходимые меры безопасности.

Утилизация документации состоит из следующих процессов:

• Первым этапом проводится экспертиза ценности документов. Эта процедура необходима для оценки документов и установки сроков хранения, тем самым исключая возможность уничтожения ценных бумаг. Это один из самых важных этапов, который необходимо доверить исключительно профессиональному архивариусу, так как ошибка на этом этапе, в случае уничтожения ценного документа с не истекшим сроком хранения, может повлечь крупные штрафы, административное или даже уголовное наказание.
• Далее документы фасуются и транспортируются на место проведения уничтожения. Этот этап не менее важен, ведь в случае потери бумаг возможна утечка конфиденциальной информации предприятия, которая может быть использована в нечестной конкуренции.
• Третьим этапом перед уничтожением бумаг проводят составление акта. В нем фиксируются все данные и реквизиты бумаг, подлежащих утилизации, а также метод уничтожения. Акт составляется строго в соответствии с утвержденной формой Архивного фонда Российской Федерации.
• Следующим этапом является сам процесс уничтожения документов. Суть утилизации бумаг заключается в том, чтобы полностью исключить вероятность восстановления информации. После завершения процедуры по уничтожению бумаг акт заверяется подписями членов комиссии.
• Заключительным процессом будут сбор и сдача оставшейся в результате расщепления макулатуры согласно экологическим и законодательным нормам.

Строгое соблюдение последовательности процесса очень важно и позволит в дальнейшем избежать ошибок, которые могут стать причиной наказания организации на законодательном уровне.

Способы утилизации бумаг

Гарантированно обеспечить полную конфиденциальность в процессе уничтожения позволяют только два существующих метода:

• Шредирование – расщепление документов на мелкие частицы на промышленном оборудовании.
• Сжигание бумаг – термическая обработка документов, в процессе которой полностью они уничтожаются.

На сегодняшний день наиболее предпочтительным и востребованным считается именно шредирование документов.

• Во-первых, это экологично и безопасно. Ведь в процессе сжигания происходит выброс углекислого газа в воздух, что, в свою очередь, пагубно влияет как на природу, так и на того, кто этот процесс осуществляет.
• Во-вторых, промышленные шредеры обладают высокой мощностью и производительностью, благодаря чему возможно утилизовать большой объем документов в максимально сжатые сроки.
• В-третьих, современное оборудование не требует предварительной подготовки документов. Они способны расщеплять бумаги даже в папках, со скоросшивателями и любыми другими соединительными элементами.

Почему стоит выбрать нас

Процесс уничтожения документов имеет много подводных камней, начиная от экспертизы ценности и грамотного выделения дел на уничтожение и заканчивая организацией погрузки, транспортировки и сохранения конфиденциальности при утилизации. Самостоятельно организовать и осуществить такой масштаб работ не только трудозатратно, но и экономически не выгодно.

Наша компания является одной из крупнейших и опытных в Москве и России, а все сотрудники нашей компании являются высококвалифицированными специалистами архивного дела. Сотрудничая с нами, вы не только избавите себя от лишних хлопот, но и можете быть абсолютно уверены в безопасности и гарантированном качестве уничтожения ваших бумаг.

По желанию заказчика процесс утилизации может быть записан на видео либо осуществлен в присутствии представителя компании.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам