Сканирование – один из методов обработки документации, который позволяет разрешить множество проблем с бумажным видом документов в рабочем процессе. К таким проблемам можно отнести: сохранность документации, поиск необходимой информации, быстрый доступ к файлам. Такой метод является самым современным. Многие компании уже перешли на оцифровку документов в электронный формат. Еще одно преимущество сканирования документации – это многоразовая печать одного и того же документа с электронного файла в бумажный вид.
Используя всю документацию в электронном виде, многие компании избавились от огромных шкафов со множеством папок, запыленных бумаг и т. д. Сотрудники будут только благодарны такому решению руководства. Ведь им теперь нет необходимости осуществлять ручной поиск нужной информации на бумаге. Сканирование позволяет увеличить эффективность рабочего процесса на пятьдесят процентов.

Важные факты о сканировании документов

Где же будет храниться оцифрованная документация? Пользователь вправе сам решать, где в дальнейшем он будет хранить отсканированный бумажный материал в электронном формате. Среди способов хранения можно выделить и специальное программное обеспечение для электронного документооборота, ПО для электронного архива, также можно хранить документацию и на стандартных носителях (USB-флешки, диски, облачное хранилище и т. д.).
Как будет осуществляться поиск необходимой информации? После того как весь бумажный материал будет переведен в электронный формат, вся документация по факту обретет вид «картинок». Исключением является формат, который используется в специальных программах, имеющих автоматический поиск и распознавание. Соответственно, среди множеств «картинок» сложно найти определенный документ. Для поиска нужной информации достаточно проиндексировать каждый электронный документ.
Насколько глубоко можно индексировать документацию при сканировании? Чем больше параметров необходимо задать одному электронному файлу, тем дороже и длительнее будет процесс сканирования. К примеру, если ввести такие данные для индексации, как дата создания, наименование документа и его нумерация, то распознавание и поиск будут длиться со скоростью около пятисот документов в сутки. Если же ввести другие параметры: дату создания, наименование и нумерацию документа, дату окончания, предмет договора, примечания, то скорость поиска значительно снизится до трехсот документов в сутки.

Какова стоимость сканирования документации

Определенной цены для такой услуги не существует. Все зависит от выбранных пользователем параметров. Таким образом, на стоимость будут влиять:

  • необходимый электронный формат документации;
  • состояние бумажных документов (например, необходимо расшивать договора для осуществления оцифровки);
  • количество бумажных листов, которые необходимо перевести в электронный вид;
  • дополнительные услуги при сканировании, а также индексация документов;
  • поставленные сроки выполнения работы.

Какие существуют варианты сканирования

1. Отсканировать документацию возможно в любые архивные системы электронного вида, а также в программы документооборота. То есть такая услуга позволяет оцифровывать материал в любую учетную систему.
2. Оцифровывание проектных данных с помощью планшетных сканеров. Формат сканирования может быть от А1 до А5. Специалисты переведут любые чертежи и проекты в электронный формат без потери данных. Существует возможность убрать клетки и линейки с бумаги, оставив только необходимый чертеж на документе.
3. Сканирование документации с двух сторон, восстанавливая поврежденные участки документа в электронном виде. После оцифровывания готовый и восстановленный материал можно будет распечатывать множество раз.
4. Сканирование сшитых бумаг. Услуга предоставляется в том виде, который необходим пользователю. Это может быть стандартная оцифровка документа в формате стандартных «картинок» либо с распознаванием информации в документе в автоматическом режиме. Специалисты обрабатывают электронный документ с помощью специальной программы. И по итогу пользователь получает документацию в электронном виде, которая схожа с бумажным видом.
5. Оцифровка материала с последующим автоматическим распознаванием текста. После сканирования бумаг профессионалы обрабатывают всю информацию с помощью программы, которая предоставляет возможность в будущем распознавать информацию в документе в автоматическом режиме. Такое программное обеспечение способно распознать несколько языков, специальные символы, графики, таблицы.

Весь рабочий процесс по сканированию документов может происходить на территории заказчика, а также на территории исполнителя услуги.

Процесс сканирования документов

Плюсы нашей компании

  • Мы может выехать для выполнения работы к заказчику.
  • У нас собственное оборудование и специальные программы.
  • Все наши сотрудники имеют большой опыт работы и профессиональные навыки.
  • Мы предоставляем полный комплекс дополнительных услуг по сканированию документации: распознавание текста, индексация электронных файлов.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним