В последнее время бумажные архивы частично заменяются электронными. Благодаря такому комбинированному подходу ощутимо облегчается хранение и последующее применение документации. Объединение документооборота единой системой существенно сокращает временные и финансовые вложения в бизнес, позволяет не загромождать офис пыльными папками, сулит иные преимущества.
Сканирование документов

Общие сведения о наших услугах сканирования документов в Москве

При переводе документации и различной полиграфической продукции в электронный вид, для сохранения файлов применяются в основном два формата:
• TIFF (позволяет копировать изображения в мельчайших деталях, но занимает много памяти, поэтому в архивном деле используются реже);
• PDF (отлично подходит для частого использования и отправки по интернету, характеризуются четкостью и небольшим занимаемым на носителе местом).
Мы оказываем услуги по сканированию документов мы в Вашем либо нашем офисе (по желанию). Оцифровываем цветные и черно-белые анкеты, каталоги, архивы с документами и чертежами форматов А0, 1, 2, 3, 4. Отдельные листы размером А4 обрабатываем поточным сканированием, со скоростью до 1 тыс. листов за час, сшитые отснимаем медленнее (вручную, на планшетных сканерах). Работаем с любыми, даже самыми большими форматами, при необходимости увеличиваем либо уменьшаем чертежи. Уместно отметить, что не обязательно создавать цифровые копии всех бумаг, а лишь нужных для работы, а также охарактеризовать в общих чертах каждую оказываемую нами услугу по сканированию документов.

Сканирование больших форматов

Осуществляется при необходимости перевода бумажной документации больших размеров (схем, чертежей, карт) в электронный вид. Наши сотрудники оперативно проводят профессиональное сканирование, работают с бесконтактным оборудованием, выполняют оцифровку частями (с последующей сборкой в целое изображение графическим редактором). Также отснимают документы нестандартных размеров, с потертостями, заломами, загибами, требующие определенных навыков последующей обработки, таких как:
• Предварительное помещение оригинала в полиэтиленовый пакет с целью предотвращения порчи (при ветхом, изношенном исходнике)
• Ликвидация следов от перегибов бумаги
• Восстановление затертых, испортившиеся участков
• Коррекция цвета и контрастности полученных изображений (применяется при сканировании поблекших от давности бумаг)
• Повышение читабельности материала
• Приведение электронного файла к максимальному сходству с оригиналом
• Сохранение по нужному адресу с присвоением каждому документу определенного реквизита, при необходимости дополнение аннотацией и др.
В общей сложности на работу с одним листом (требующим обработки) затрачивается не менее 20 минут.
Конечно можно купить технику и попытаться создать электронный архив самостоятельно, но усилия часто оказываются напрасными по разным причинам. Услуги сканирования документов форматов А0…А3 более трудоёмкие, отнимают гораздо больше времени, нежели скан форматов А4 и требует наличия крупноформатной техники. Кроме того соответствующее оборудование значительно габаритнее стандартных офисных принтеров и нуждается в наличии свободного помещения.

Кому и для чего необходимо широкоформатное сканирование

В наше время большинство владельцев бизнеса осознали преимущества перевода бумажной документации в электронную. С потребностью в оцифровке чертежей сталкиваются практически все компании. Как показывает практика, сканы чертежей нужны:
• Для отправки электронной почтой сотрудникам, начальству, в филиалы и т.п.
• Чтобы создать резервную электронную копию оригинала на случай утери
• При необходимости перехода с бумажного на электронный архив
• Если нужно незначительно отредактировать исходник (исправить неточности, удалить лишние символы и т.п.).
В конечном итоге полученный файл с чертежом можно разместить на USB-накопителе, в электронной почте, в облачном хранилище либо на сетевом диске организации для просмотра сотрудниками имеющими права доступа.
Без широкоформатного сканирования не обойтись:
• Геодезистам (при оцифровке карт описывающих полезные ископаемые, схемы с ресурсами и др.)
• Архитекторам, строителям (преимущественно для отправки подрядчикам частей проектно-сметной документации: по электрическим, сантехническим, общестроительным работам и иным)
• Землеустроителям (для перевода к электронному виду кадастровых планов земельных участков, схем вырубки, высадки лесов и др.)
• Швеям (для сохранности и применения в будущем схем и выкроек)
• Энергетикам (чтобы знать места прокладки теплотрасс, кабельных, воздушных линий электропередач и т.д.)
• Архивариусам (для оптимизации управленческой деятельности, оперативной выдачи запрошенной коллегами информации, освобождения производственных площадей и т.п.).
Этот список можно перечислять долго, ведь вряд ли остались компании, сотрудники которых не осознают удобств связанных с услугами сканирования документов.

Оцифровка медицинских карточек

Случаи потери медкарт не редкость, а ведь это чревато серьезными последствиями для пациентов и медиков. Если врач на приеме не может посмотреть какие перенесены болезни и травмы, имеются хронические недуги и специфические реакции на препараты, то ошибка с назначением лечения может оказаться роковой. Поэтому для медицинской сферы крайне важно иметь базу отсканированной информации по каждому пациенту, доступную докторам в любое время.

Процесс перевода медкарт с бумажных носителей на цифровые

Разумеется, как и любая другая услуга, оцифровка медицинских карт начинается с подачи заявки. Далее определяются объемы работ (по устному согласованию либо фактическому осмотру), и оговаривается стоимость. Систематизируется предоставленная нам документация, проводится её подготовка и сканирование. Затем файлы обрабатываются и индексируются, медицинские карты комплектуются в целую систему. Обеспечивается возможность доступа различного заинтересованного медперсонала к сохраненным сведениям и исключается неправомерное использование. На завершающем этапе готовые электронные документы передаются заказчику (которому необходимо позаботиться об обновлении информационной базы в будущем).
Обращайтесь! Мы обрабатываем даже самые сложные медкарты, с массой вкладышей, кардиограмм, рентгенограмм и прочих результатов обследований.

Сканирование документации поточным методом

Применяется при необходимости быстрого и недорогого переведения больших объёмов бумажного архива (анкет, чертежей, документов) в электронную версию.
При поточном сканировании лоток автоматической подачи сканера заполняется пачкой документами (вплоть до разобранных журналов и книг). Процесс запускается нажатием клавиши «enter», далее программа начинает самостоятельное сканирование, сохранение и отправку файлов для дальнейшей обработки. Системой осуществляется автоматическое:
– распознание принадлежности документов по штрихкодам;
– ориентация страниц;
– корректировка яркости и контрастности;
– обрезка полей и полос;
– деление книжных разворотов на отдельные листы.
Наши специалисты контролируют ход сканирования, проводят верификацию, устраняют ошибки. В конечном итоге клиент получает комфортный электронный аналог неудобного бумажного архива (полный либо частичный), позволяющий отслеживать документооборот и запросы сотрудников. Созданные файлы, после оцифровки и надлежащего структурирования направляются заказчику наиболее удобным ему образом.
Оказанные нами услуги сканирования документов обеспечивают сохранить массы важной информации в полном порядке, быстрый поиск нужных данных, и как следствие, оптимизацию делопроизводства.

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним