Сканирование документов организации, как правило, возникает спонтанно. Очень часто под действием внешних и внутренних обстоятельств. Одно дело, когда этой процедуре следует подвергнуть несколько бумаг, и совсем другое, когда возникает производственная необходимость отсканировать большое количество различных по формату и типу документов. И невольно появляется вопрос: как это сделать быстро, качественно и с минимальными затратами? Где найти подрядчика на услугу сканирования документов в большом объеме? Кому доверить документацию? Что делать с отсканироваными документами?
Сканирование документов

В каких случаях требуется сканирование документов

Сканирование документов является неотъемлемой частью процесса представления данных материальных носителей в цифровом формате. Конечной целью этого процесса является получение электронных копий. Потому что, с ними удобно работать. Электронные файлы легче систематизировать и хранить, создавая обширные базы данных, электронные архивы и единые электронные фонды пользования, представляющие собой совокупность электронных копий архивных документов, предназначенных для использования вместо подлинников.
Современное сканирующее оборудование даёт возможность оцифровать большое количество различных по формату и физическому состоянию материалов. Это могут быть бухгалтерские и финансовые документы, документы договорного отдела, чертежи больших форматов, ветхие документы, а также архивы организаций, содержащие рукописи, старинные книги, папирусы, картины, фотографии, репродукции картин, периодические издания и т.д.

Виды сканирующих устройств

Только с помощью сканирующего оборудования удаётся получить цифровую копию документа, которую можно сохранить в электронном виде или отправить на печать. Раньше для воспроизведения копии документа его текст переписывали вручную или перепечатывали на машинке. Сейчас для этого используют сканеры, среди которых различают следующие виды:
1. Ручные.
2. Планшетные.
3. Широкоформатные.
4. Потоковые.
5. Книжные.
6. Планетарные.
7. Роботизированные.
Отличаются они производительностью, встроенными средствами распознавания, конструкцией, габаритами, эксплуатационными расходами, процессом управления и ценой. Высококачественное оборудование даёт возможность быстро и качественно выполнять большие объёмы работ по сканированию документов.

Ручные сканеры

Представляют собой мобильные устройства, позволяющие считывать информацию небольшими фрагментами. Используются они для сканирования построчно или небольшими участками. Изображения, получаемые в результате такого сканирования, как правило, низкого качества, так как поступательно перемещать устройство рукой очень сложно. Преимуществами этих устройств являются их лёгкость, компактность, мобильность и низкая цена. В силу низкой скорости и плохого качества сканирования не получили широкого применения.

Планшетные сканеры

Представляют собой небольшие по размерам устройства, имеющие прямоугольную форму, и предназначенные для оцифровки бумаг размером, не превышающим формат А4. Удобны для использования как в офисе, так и дома.
Просты в использовании. Подняв крышку планшетного сканера, достаточно положить документ текстом вниз на стекло, и закрыть крышку. Затем с помощью компьютера происходит процесс сканирования. Качество получаемого цифрового экземпляра напрямую зависит от плотности прилегания листа к стеклу.
Оборудование такого типа недорогое и компактное.

Широкоформатные сканеры

Являются разновидностью сканирующего оборудования планшетного типа, предназначены для оцифровки бумаг больших форматов. Пригодны для работы с ветхими документами и чертежами, выполненными на кальке.
Широко применяются в инженерных бюро и архитектурных мастерских для работы с чертежами и конструкторской документацией. Работают с хорошей скоростью и высоким разрешением, позволяющим получать копии в хорошем качестве.

Потоковые сканеры

Благодаря поточному режиму работы с автоматической подачей бумаги дают возможность быстро сканировать большое количество информационных носителей. Применяются для оцифровки бумаг стандартного делового формата.
Видов таких сканеров на сегодняшний день достаточно много. Отличаются они вместимостью лотков для подачи бумаги, наличием контроля доступа и производительностью. Есть модели, которые в автоматическом режиме могут считывать изображение с одной или двух сторон, что повышает скорость и качество работы. Профессиональные потоковые сканеры могут сканировать 200 страниц в минуту.

Книжные сканеры

Относятся к устройствам планшетного типа, но отличаются от них тем, что оригинал размещают лицевой стороной вверх. Предназначены для работы с книгами и прошитыми документами, сканируя страницы без создания тени. Некоторые модели имеют встроенные программы, обеспечивающие сбор отдельных копий в единый файл. Такая работа более наглядна, её сразу видно на мониторе.
Сканирование документов книжными считывающими устройствами обеспечивает отличное качество оцифровки и способно сглаживать искажения, которые неизбежны из-за переплёта страниц.

Планетарные сканеры

Главное достоинство планетарного сканирующего оборудования – это бесконтактный принцип работы, который даёт возможность сканировать книжные издания и материалы, требующие деликатного отношения. Они обеспечивают безопасную и качественную работу с полупрозрачными документами и чертежами, выполненными на кальке.
Планетарные сканеры отличаются от книжных формой поверхности, на которую помещается сканируемый объект. Получили своё название из-за нависания камеры над сканируемым объектом.

Роботизированные сканеры

Отличаются большими габаритными размерами. Предназначены для автоматической работы над целыми изданиями. Оснащены оптическим устройством, системой для перелистывания страниц, управляющим компьютером и другими узкоспециализированными сервисными функциями. Для увеличения скорости работы производится одновременная съемка двух страниц.
Планетарные и роботизированные сканеры работают со скоростью от 500 до 3000 страниц в час. Они могут за короткое время оцифровать целые библиотеки. Участие человека при этом минимально.

Процесс сканирования документов

Для сканирования документов в больших количествах необходимо наличие высокотехнологичного оборудования, программного обеспечения и квалифицированных специалистов.
Для периодического выполнения работ в больших объёмах приобретать дорогостоящее оборудование и обучать персонал работе на нём нет смысла. Потому что, большую часть времени оно будет простаивать, морально устаревая. Экономически выгоднее будет заключить договор с компанией, оказывающей услуги сканирования и имеющей в своём арсенале необходимое оборудование и обученных специалистов.

При самостоятельном сканировании документов возможно получить результат, которые не возможно будет использовать с существующей в организации информационной системой.

Особое внимание при сканировании документов следует уделить процессу подготовки документов. Прежде всего для поточного сканирования важна расшивка документов, расклейка и раскладка листов, сепарация документов, формирования стопок, маркировка стопок и листов документов к сканированию. Всё это делается вручную. И только сам процесс сканирования документов автоматизирован.
После сканирования документов требуется их корректировка. Во-первых образы будут содержать  различные артефакты, размытия. Во-вторых нужно проверить на наличие дублей и ошибок. Из полученных образов формируют записи в папки на цифровые носители в соответствии с Техническим заданием на сканирование.

Очень часто Заказчик указывает в Техническом задании требования вернуть документы в исходном состоянии. Вернуть, то есть разложить по папкам, файлам, стопкам, как было. В этом есть резон при дальнейшем использовании документов в работе.

Представьте, что у вас задача отсканировать 10000 документов. Каждый из документов содержит по 3-4 листа различных форматов (А4, А5, А6). Сроки – вчера. И вам станет понятно, что без привлечения специализированной организации выполнить эту задачу практически не возможно. Большая часть времени подобного проекта уйдет на подготовительный и обрабатывающий этап. Сам процесс поточного сканирования большого объема документов займет от силы 10-15% времени.

Отсканированные документы подвергаются либо архивной обработке с последующей передачей на хранение, либо уничтожаются. Из скан-образов документов по необходимости формируются электронные архивы документов.

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним