В условиях современности, когда информационные технологии с каждым днём всё интенсивнее входят в нашу жизнь и становятся её неотъемлемой частью, необходимость переноса информации с бумажных документов на цифровые носители становится наиболее актуальной.

Что же понимают под оцифровкой?

Оцифровка – это представление объекта в виде дискретного цифрового набора, который получается в результате переноса данных с различного рода носителей (деловых бумаг, чертежей, изображений, аналоговых записей) на компьютер, флешку и другие накопители. Осуществляется это с помощью специальной аппаратуры (сканеров, аналого-цифровых преобразователей) и соответствующего программного обеспечения.
Итогом такой работы является получение электронного массива данных, который может служить оперативным источником информации и использоваться в дальнейшем для работы или передачи по цифровым каналам.
Оцифровка бумажных носителей включает в себя процесс сканирования и распознавания текста с последующей записью в электронном виде. Результатом такого преобразования является получение цифровых копий, с которыми удобно работать, отправляя их по электронной почте или внося в них изменения. Ведение документооборота в электронном виде значительно ускоряет технологические процессы и повышает эффективность работы любой компании в несколько раз.

Электронный документооборот и его преимущества

 Оцифровка бумажных носителей
Оцифровка бумажных носителей является наиболее удобным способом сохранения и использования информации. Электронные документы по сравнению с их бумажными оригиналами имеют ряд преимуществ:
1. Физически не изнашиваются.
2. Занимают мало места.
3. Легко копируются и исправляются.
4. Ускоряют процесс передачи данных.
5. Дают возможность быстро отыскать необходимую информацию.
6. Уберегают бумажные носители от физических повреждений.
7. Предотвращают утечку информации.
8. Уменьшают нагрузку на бумажный архив.
9. Способствуют уменьшению архивных площадей.
10. Сокращают производственные расходы.

Имея на компьютере электронный шаблон и внеся в него оперативные данные, можно быстро получить на выходе необходимый для работы документ, что существенно сокращает временные затраты на ведение документооборота.

Оцифровка документации и её особенности

Оцифровку бумажных носителей хорошего качества удаётся получить в результате взаимодействия трёх основных факторов: высокотехнологичного оборудования, соответствующего программного обеспечения и профессиональной работы опытных сотрудников. Перевод информации в цифровой формат – это трудоемкий процесс, который включает в себя не только сканирование, но и дополнительные операции по улучшению качества полученных в результате сканирования электронных копий.
Полный процесс оцифровки состоит из следующих операций:
1. Подготовки бумаг к сканированию (включает расшивку документации и устранение возникших в процессе хранения дефектов).
2. Сканирования.
3. Сравнения результатов оцифровки с данными оригинала.
Потрёпанные временем документы, в которых имеются плохо читаемые фрагменты текста, а также рукописные или специальные символы, как правило, трудно распознаются компьютерными программами. Результат сканирования таких документов следует проверять на наличие неточностей. В случае обнаружения искажения информации возникает необходимость вносить коррективы. Требуемого результата удаётся достичь с помощью соответствующих программ. Только после таких преобразований цифровой вид документа можно считать его копией.
Трудно переоценить возможности, которые появились у человечества в результате внедрения в жизнь цифровых технологий. Для того, чтоб идти в ногу со временем, всё больше участников рынка сталкиваются с необходимостью перевода большей части документации в электронный вид. Это даёт возможность ускорить многие процессы, повысить эффективность работы и тем самым сократить производственные расходы. Чем раньше компания переходит на цифровой формат, тем быстрее она получает свои дивиденды. Чем крупнее компания, тем больше её документооборот, и, следовательно, привлекательнее выглядят услуги по оцифровке.

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним