Многие полагают, что оцифровку документов целесообразно проводить при частом обращении в архив. Это не совсем так. Возможности современной техники позволяют обрабатывать не только различную документацию, но и видео-аудио контент с магнитных плёнок и виниловых пластинок, картины, репродукции, фотопленки, негативы и др. Наибольшим спросом в профессиональной и бытовой сферах пользуется оцифровка:
• Бухгалтерской, архивной, офисной, проектной документации, а также личной (паспортов, удостоверений, дипломов)
• Типографической продукции (книжек, журналов и т.п.).
Сканирование документов

Этапы архивной оцифровки – переведения документации с бумажных носителей на электронные

1 Изначально Вам нужно обратиться к нашим менеджерам по телефону, сообщить о намерении заказать услуги, условиться о дате и времени прибытия экспертов.
2 Мы в свою очередь анализируем состав и состояние документации, проводим экспертизу, оцениваем количество, определяемся со способом оцифровки.
3 Улаживаем бумажные формальности (подписываем договор со сроками начала и окончания работ, их стоимостью).
4 Сами забираем документы на оцифровку к себе (при необходимости прибываем с оборудованием к заказчику).
5 Приступаем к сканированию, в процессе устраняем загибы, иные мелкие дефекты, контролируем качество каждого созданного изображения. После оцифровки документов проводим дополнительную сверку с оригиналами.
5 Сканы сохраняем в PDF-формат. Затем формируем из них (в профессиональном ПО) персональную базу, которую и наполняем создаваемыми цифровыми копиями.
6 Расфасовываем обработанные материалы по архивным коробкам. Составляем описи дел.
7 Проводим каталогизацию сканов (позволяющую оптимизировать бизнес-процессы).
8 Обеспечиваем возможность удаленного доступа работников к онлайн-кабинету. Готово!
Есть документы подлежащие длительному сроку хранения, поэтому полностью избавиться от папок с бумагами вряд-ли удастся. На такой случай нами предусмотрена комплексная услуга управления документацией, в рамках которой предлагается размещение оригиналов на хранение в спецархиве. Также клиенты могут приобрести у нас металлические стеллажи стационарного или мобильного типа для организации собственного мини-архива.

Достоинства и недостатки оцифровки

Оцифровка документов приводит к простоте, удобству и эффективности использования корпоративных сведений. Наличие отлаженной системы позволяет подключиться к онлайн-описям хранилища одновременно нескольким людям. Это обеспечивает возможность удаленного выбора нужных данных, заказа и быстрого получения их сканов.
Оцифровка архивов и прочих документов является рациональной и удобной разновидностью хранения, ведь она позволяет пользователям входить в хранилище через интернет независимо от местонахождения (из дома, командировки и т.п.). К тому же, наличие цифровых копий важных документов повышает вероятность сохранности информации, а систематизация данных ощутимо упрощает и ускоряет работу по запросам (достаточно 1…5 минут). В результате в разы снижаются расходы на сохранность бумаг и оплату труда причастного к процессу персонала. Обеспечивается возможность предоставления права доступа к архивам как одному сотруднику, так и выборочным лицам.
Единственным недостатком можно назвать высокие затраты на организацию оцифровки собственными силами. Ведь нужно оборудование, программное обеспечение, опытные кадры с навыками профессиональной обработки (коррекции цвета, устранения искажений, обрезки, вклейки страничек, изменения формата, распознавания текстовых блоков, ретуширования и создания каталогов, электронных архивов). Без всего этого качественных результатов не получить, поэтому желающим оптимизировать работу с минимальными расходами советуем воспользоваться нашей квалифицированной помощью.

Наши преимущества

• Опытность
Благодаря многолетней работе с любыми форматами, а также отработанному годами автоматизму, мы оперативно и качественно обрабатываем любые объемы документации.
• Универсальность
Имеем навыки работы с любыми программами. Это дает возможность заказчику применять уже имеющееся в компании базовое ПО либо выбрать одну из предлагаемых нами систем (с оптимальным соотношением цены и качества).
• Оснащённость
Располагаем полной линейкой современных сканеров:
– документными (промышленными, протяжными) – позволяющими быстро сканировать массу бумаг, специально предназначенными для обслуживания систем электронного документооборота;
– ручными (для построчной оцифровки, компактными протяжными);
– книжными, не требующими непосредственного контакта (профессионально сканирующими книги, сброшюрованные документы, толстые и широкоформатные оригиналы).
• Не имеет значения место хранения
Наши эксперты выполняют полный спектр оцифровочных услуг по месту расположения Вашей либо нашей организации. При необходимости, обрабатывают и возвращают заказчику бумаги находящиеся на гос хранении.
• Работа с любыми документами
Обрабатываем бумаги разных типов и форматов: договора, первичную бухгалтерскую документацию, документы подлежащие длительному хранению, проекты, анкеты покупателей и др.
• Выборочные работы по оцифровке либо полный спектр
Самый востребованный набор заказываемых услуг (выезд для определения объёмов работ и стоимости, систематизация документации, подготовка к сканированию, оцифровка с последующей обработкой и индексированием).

Что в итоге

Разумеется окончательный результат, зависит от заявленных потребностей, но в основном это: передача клиентам структурированных «под ключ» электронных массивов документов, сканированных и записанных в нескольких форматах (например BD, DVD, CD)+выгрузка в используемую заказчиком систему; возврат бумажных исходников или размещение их на хранение у себя (по описям), утилизация неактуальных (с составлением акта об уничтожении).
Имейте в виду, что даже частичная оцифровка документов, привносит в работу компании реально ощутимые удобства. Шагайте в ногу со временем, приобщайтесь к современным технологиям, если загвоздка в недостатке элементарных знаний и умений, мы всё покажем, расскажем, научим!
Заинтересованные в сотрудничестве клиенты могут уточнить возникшие вопросы, расценки, действующие скидки и предложения по телефону, на email, в режиме реального времени (в чате) на данном сайте.

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним