Вы уже не находите места для хранения бумажных документов? Стеллажи ломятся от архивной макулатуры, и вы тратите свое драгоценное время на поиски необходимой бумажки? Единственный верный выход из сложившейся ситуации – оцифровка документов! Организуйте в своей организации безбумажный офис! Работайте с электронными документами! Избавьтесь от не эффективной работы с бумажными документами. Благодаря оцифровке документов вы имеете возможность создать электронный архив организации. Хранить и работать с  цифровыми файлами на носителей или в облаке. Интегрировать систему с любой внешней информационной системой. Всегда иметь документы под рукой.

Было бы неразумно не воспользоваться таким великим достижением техники как оцифровка документов цена, на которое гораздо ниже эффективности и удобства управления документацией, получаемыми взамен. Сегодня все больше организаций переводят свою документацию в цифровой вид. Потому что это экономит время и деньги и дает гибкость использования документов в различных информационных системах.

Что такое оцифровка документа

Оцифровка документа — перевод документации с бумажного носителя в электронный или цифровой. Оцифровка впоследствии позволит легко работать с документом. Например, просматривать, редактировать или копировать, передавать между информационными системами.

Преимущества оцифровки документов

  • Минимизация площадей хранения. Другими словами освобождаются площади, которые ранее были отведены под хранение бумаг.
  • Сохранность документов.
  • Мобильность документов. Например, вы можете всегда в удобное время и месте обратиться к документации на цифровом носителе.
  • Скорость делопроизводства увеличивается в 2-3 раза.
  • Быстрый поиск. Прежде всего по атрибутам документа.
  • Оперативность. В том числе оперативного редактирования и копирования документации.

Оцифровка документов — процесс очень ответственный и трудоемкий. Вот почему необходимо доверять его исключительно профессионалам.
В техническом задании проекта оцифровки нужно определить основные положения влияющие на стоимость оцифровки:

  • Подготовка документов. Например, если речь идет о многостраничном документе, его сначала необходимо расшить, а потом вернуть в первоначальный вид.
  • Обработка документов. Прежде всего важно устранить заломы, механические повреждения и замятия.
  • Сверка исходников. Другими словами, после оцифровки провести анализ схожести полученного материала с исходником (особенно это касается рукописных документов или специальных символов, которые компьютерная программа может не распознать).

Поэтому наличие профессионального оборудования без грамотного персонала с определенными навыками и опытом не позволит сделать качественную оцифровку.

оцифровка документов

Особенности оцифровки

Оцифровка этап многоступенчатый. Состоящий из нескольких фаз:

  • Подготовка документации к оцифровке. Например, выемка из папок и файлов, удаление скрепок, сгибов, замятий, повреждений…
  • Структурирование документации. Прежде всего, это разработка структуры архива. Далее разбор документации по типам и срокам хранения, расположение в хронологическом порядке.
  • Выбор оптимального формата для сохранения файлов.
  • Определение оптимального метода сканирования.
  • Непосредственно сама оцифровка или сканирование документов.
  • Ручная обработка и корректировка полученного материала;

Документы, подлежащие оцифровке

В век высоких технологий мы с полной уверенностью можем заявить, что оцифровке поддаются абсолютно все типы документации.

Это могут быть любые форматы документы на бумаге: А5, А4, А3, А2, А1 и А0.
У нас имеется подходящее оборудование, программное обеспечение и высококвалифицированный персонал для оцифровки проекта любой сложности.
Среди документов чаще других подвергающихся оцифровке следует выделить бухгалтерскую и кадровую документацию, управленческую отчетность, чертежи, схемы.

Оцифровка документов – идеальный способ хранения информации.

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним