Сегодня под термином «документ» подразумевается не только информация на бумажном носителе, но и электронный файл. Ключевыми недостатками бумажной документации является риск ее утраты, старение и сложность быстрой отправки в место назначения. Поэтому при архивировании и ведении документооборота на предприятиях дополнительно используются цифровые копии.
Копирование и сканирование документов позволяет создавать одновременно качественные бумажные и электронные копии. Для преобразования документации из одного вида в другой используется специальное многофункциональное оборудование. Оцифровка документов позволяет вывести процесс обработки информации на более высокий уровень:
• Ускорить и упростить процедуру архивации.
• Упорядочить содержание хранилищ.
• Обеспечить возможность быстрого поиска информации.
• Создавать неограниченное количество копий документов.
В чем отличие?
Технологически копирование и сканирование документов во многом схожи. В первом случае создается полная копия оригинального документа на бумажном носителе, включая текстовую и графическую часть. Скан-копия представляет собой качественный образец бумажного документа в цифровом формате.
Создание небольшого количества электронных или бумажных копий не займет много времени. С данной задачей при помощи специального оборудования с легкостью справится любой сотрудник. Сложности возникают, когда требуется обработка большого объёма документации. При выполнении процедуры на стандартном копировальном аппарате работа займет довольно много времени. А самостоятельно преобразовать весь объем информации предприятия с бумажных носителей в электронную базу данных невозможно без наличия профессионального сканера.
Когда время ограничено разумнее переложить решение данной задачи на плечи профессионалов, которые выполнят работу при помощи высокопроизводительной техники.
Обращайтесь к профессионалам
Доверить выполнение работы по копированию и сканированию документов лучше всего специалистам, которые предоставляют услуги на территории заказчика или в собственном центре.
Профессиональные архивисты быстро и качественно выполнят весь комплекс оговоренных работ в зависимости от выбранной заказчиком услуги:
• Систематизируют документацию (проводится сортировка материалов по типу и формату).
• Проведут подготовительные работы (разброшюровку, использование листов разделителей и т.д.).
• Выполнят копии и скан-образы на высокопроизводительном оборудовании.
• Проследят за качеством каждой копии.
• При помощи специального программного обеспечения проведут распознавание скан-образа.
• При необходимости выполняется коррекция цвета и ретушь различной степени сложности.
• Скан-копии записываются на цифровые носители или отправляются на е-мейл.
Создание цифровых и бумажных копий документов возможно в черно-белом или полноцветном режиме. Цифровые копии в последствии можно будет хранить для дальнейшего тиражирования, распечатать или редактировать.
Большие партии документов одинакового размера обрабатываются в автоматическом режиме. Это позволяет сэкономить время и денежные средства. Ветхие изображения и документы предварительно помещаются в специальные пакеты, чтобы предотвратить дальнейшее повреждение. Их обработка выполняется вручную.
При выборе способа архивирования документации заказчик должен прежде всего ориентироваться на собственные потребности. Некоторым компаниям выгодно выполнить сбор всей информации в отдельных файлах на электронном носителе. А регламент других организаций требует, чтобы необходимые копии документов всегда имелись под рукой в бумажной версии.
Поделиться: