В современном мире стандартные подходы к бизнесу быстро устаревают и меняются в лучшую сторону. Чтобы любая компания процветала и приносила хороший доход, руководителям следует «шагать» в ногу со временем, учитывать новые цифровые технологии, применять их в рабочем процессе.
Одним из важных шагов в работе является оцифровка документации. То есть переход от бумажных носителей в электронный формат документации.

Основная задача архивов

Что же является основной задачей архива (будь он стандартным или электронным)? Конечно же, сохранить всю важную информацию. В настоящее время выгодно использовать электронный формат хранения документов. Это и является решением множества проблем компаний. Современные архивы в зарубежных странах, музеях, библиотеках позволяют не только надолго сохранить важную информацию для будущего поколения, но и распространять ее беспрепятственно в Интернете.
Преимущество электронного архива в том, что он упрощает некоторые операции, связанные с документацией, позволяет отказаться от множества рутинной работы: уничтожение документов, сшивание бумаг, переплетение документов и т. д.
Услуги, которые предоставляются нашей компанией, позволят любому руководителю быстро и просто использовать электронный архив для собственных нужд и для рабочего процесса всех сотрудников.

Какие существуют достоинства перехода от бумажного архива на электронный формат?

Важным плюсом в работе офиса, где нет бумажных носителей, является повышенная эффективность рабочего процесса. Ведь сотрудникам больше нет необходимости вручную искать нужную информацию среди множества бумаг. С помощью электронного архива найти нужную документацию можно в автоматическом режиме и за считаные секунды. Также все действия можно выполнять с любого устройства, которое сопряжено с базой.
Кроме основного преимущества существует немаловажное достоинство электронного архива – это беспрепятственное и быстрое функционирование крупной компании со своими небольшими филиалами, которые могут находиться за десятки тысяч километров от основного офиса. Бумажные документы требуют значительного количества времени для передачи их в другие точки страны. В электронном виде процесс осуществляется в режиме реального времени. При этом компания экономит множество финансовых средств на передачу и на логистике.
Электронный вид архива обеспечивает более надежную защиту для конфиденциальной информации компании. За бумажным материалом уследить гораздо сложнее. Ведь могут возникнуть непредвиденные обстоятельства: пожар, наводнение, ошибки сотрудников, взлом архива, несанкционированный обыск и прочее.
Современный архив в электронном формате позволит любому руководителю держать под контролем самые важные процессы. К таковым можно отнести:

  • контролирование дебиторской, кредиторской задолженности компании;
  • формирование стандартных финансовых показателей в автоматическом режиме;
  • важные функции, связанные с аналитикой;
  • контролирование важных сроков и событий;
  • контроль за актуальностью документации.

Последний рабочий процесс очень важен многим компаниям, в особенности тем, кто связан с системой качества. К примеру, в лаборатории необходимо хранить копии результатов анализов; проектировщики обязаны работать только с актуальными проектами; юристам важна актуальность любой документации в архиве. Если компания будет работать с неактуальным материалом, то она не сможет предоставлять своим клиентам качественные услуги. Это рискованно для любого руководителя. Ведь он может потерять не только хорошую репутацию, но и в целом свой бизнес. Правильно сформированный электронный архив позволяет любой компании своевременно обновлять документы и хранить их в надежном месте.
Еще одним важным достоинством электронного архива является организованное хранение бумажного материала. Мало найти большое помещение для сохранности бумаг, необходимо еще и организовать хранение. Нужно обязательно соблюдать ряд правил:

  • температурный режим помещения, чтобы бумаги не утратили свой изначальный вид;
  • установление хорошей системы безопасности;
  • взять в штат сотрудника, который будет ухаживать и следить за таким архивом;
  • найти арендодателя, который по выгодной для компании стоимости сможет сдать в аренду большое помещение; и не всегда оно будет располагаться поблизости от основного офиса.

Все эти нюансы делают бумажный архив экономически невыгодным для любой компании.

Почему невыгодно вести электронный архив самостоятельно?

На это существует несколько причин:

  • сложность в техническом плане – электронный архив требует соблюдения безопасности документации, логистики и т. д.;
  • большие финансовые затраты, организация документов;
  • трудность в самостоятельном и ручном поиске документации.

В случае перехода от бумажного архива к электронному весь внутренний рабочий процесс бизнеса будет упрощен и ускорен, что, в свою очередь, повысит эффективность не только сотрудников, но и всей компании в целом.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним