Несмотря на то что современный мир все больше переходит на электронную форму документооборота, бумажная документация как действовала и использовалась, так и будет действовать всегда, поэтому у любого современного руководителя очень часто встает вопрос о том, как с этими документами работать.

Вне зависимости, где и когда были сформированы документы, с октября 2004 г. любые архивные работы с документами должны проводиться в соответствии с Федеральным законом № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Основная задача в процессе архивирования бумажных документов это:

  • упорядочение, подготовка и обработка документов долговременного хранения (например, документация по личному составу, заработной плате, годовой бухгалтерский баланс, штатное расписание и др.);
  • архивная обработка документов временного срока хранения;
  • выделение дел с истекшим сроком хранения с последующим уничтожением.

Что дает архивная обработка документов?

Архивация документов – это очень важный и необходимый для любой организации процесс систематизации и обработки документов. Ведь в результате деятельности любой компании накапливается огромное количество бумаг, многие из которых содержат ценную информацию и требуют особого внимания и подхода, в то время как другая часть бумаг просто захламляет офисное пространство. Оценить качество документации можно лишь в процессе ручной переработки, ведь неправильное хранение или уничтожение документов может привести к потере ценной информации, что, в свою очередь, грозит предприятию большими штрафами, вплоть до уголовной ответственности. Профессиональная архивация документов поможет структурировать все данные, исключить возможность потери ценных данных и документов, а также обеспечит оперативный доступ к необходимой в работе информации.

Процесс архивации документов:

 

  • проведение экспертизы ценности бумаг;
  • архивная обработка документации долговременного и постоянного срока хранения;
  • составление описи документов;
  • подготовка актов уничтожения бумаг;
  • уничтожение документов.

Документация долговременного и постоянного сроков хранение требует обязательного архивного переплета для систематизации и последующего размещения документов на стеллажах, а также во избежание повреждений, потери. Организация архивохранилища требует выделения площади под оборудование, а также обеспечения всех необходимых для хранения документации условий, например, таких как температурно-влажностный режим, пожарная безопасность и другие важные условия.

Почему стоит доверить архивную обработку документов профессионалам?

Архивация документов – процедура очень сложная и требует профессиональных знаний в области архивного дела. Помимо глубокого знания процесса архивации сотрудник, проводящий данную работу, должен быть очень внимателен и аккуратен. В случае проведения процесса обработки документов собственными силами предприятию придется взять в штат узкоспециализированного сотрудника, а также снарядить его всеми необходимыми материалами. В случае если архив предприятия довольно большой, один сотрудник может на это потратить далеко не один день и даже месяц. Помимо временных и денежных затрат на организацию и проведение архивной обработки документов личными силами компании, предприятие также рискует собственной репутацией и возможностью понести налоговые и юридические убытки в случае совершения ошибок в работе с ценными бумагами.

Специалисты нашей компании имеют профессиональное образование и огромный опыт работы в архивных услугах. В процессе архивации нашими сотрудниками будет проведена экспертиза ценности, в результате которой выделены дела постоянных и временных сроков хранения, а также отсортированы документы с истекшим сроком хранения. Вся работа будет происходить согласно всем нормативам и законодательным требованиям. На выходе все ваши документы будут сформированы по годам, видам и другим признакам.

Помимо профессиональной архивной обработки документов, работая с нами, вы можете заказать дальнейший комплекс услуг, таких как последующее уничтожение выделенных документов с истекшим сроком хранения, сканирование и создание электронного архива, а также оперативное и архивное хранение ваших документов в собственных архивохранилищах. Наши архивохранилища обладают всем необходимым для обеспечения надежной защиты ваших бумаг, соответствуют нормам и готовы разместить на своей территории любой объем документов.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам

Оставьте телефон и мы Вам перезвоним